Pokja Evaluasi TIK Dewan TIK Nasional: Alat Evaluasi TIK Form-01

Formulir 01 Test the Entity Control

Versi	Tanggal	Revisi oleh	Perubahan
0.1	23 Mei 2007	Sarwono Sutikno	Draft awal
0.11	24 Mei 2007	Eko Umar Kusbang	Kosmetik edit
0.2	3 Juni 2007	Sarwono Sutikno	Tambahan “Business Case” dan “Benefit Management”

Petunjuk:

Kumpulkan dan catat identifikasi (nomer, tanggal, keputusan apa, dll) dokumen penunjang dalam 10 kelompok (1.Studi Kelayakan, 2. Spesifikasi, 3.Analisa Efektivitas Biaya dst).
Pelajari dan asesdokumen yang didapat dari nomer 1
Verifikasi dengan responden, catat dan rekam/foto serinci mungkin
Tinjau lapangan jika diperlukan

1. Studi Kelayakan

TAHAP : STUDI

Topik	Referensi,Catatan, Rekam Informasi
Apa tujuan yang ingin dicapai oleh sistem dalam suatu organisasi/institusi? ”Business Case” dan ”Benefit Management” telah dibuat?
Apa solusi yang memungkinkan untuk mencapai tujuan tersebut? Menentukan dan menganalisa kebutuhan system Mengelaborasi berbagai macam solusi yang memungkinkan Membandingkan biaya, resiko dan keuntungan (public value benefit) dari berbagai macam solusi tersebut
Kebutuhan apa yang diperlukan pada proyek dan organisasi tersebut?
Apakah proyek tersebut layak?
Apakah tahap konsep dari proyek tersebut dapat dimulai?

2. Spesifikasi

TAHAP : KONSEP

Topik	Referensi,Catatan, Rekam Informasi
Apa tujuan sistem (telah dijabarkan dalam “benefit realisation plan”)?
Apa ekspektasi/harapan dari pengguna? Fungsi/benefit apa saja yang tersedia? Seberapa besar proyek yang dilakukan?
Pada hambatan yang bagaimana sistem tersebut masih dapat berjalan (risk management)?
Apakah petunjuk teknis tersedia untuk mencapai tujuan (benefit realisation plan) tersebut

3. Analisa Efektivitas Biaya

TAHAP : Concept, Realisation, Operations

Topik	Referensi,Catatan, Rekam Informasi
Seberapa besar total biaya yang diperlukan untuk proyek tersebut (termasuk didalamnya biaya operasional, migrasi data, kapasitas instalasi, pelatihan pengguna, dll)?
Bagaimana fungsi kegunaannya (Val IT, benefit, manfaat tangible/intangible) dapat dinilai untuk mendapatkan ukuran kuantitas dan kualitas yang dimiliki? Apakah sudah dijabarkan dalam ”Benefit Realisation Plan”?
Bagaimana efektivitas biaya terhadap “benefit realisation” dari proyek tersebut?
Skenario apa yang dipertimbangkan untuk meningkatkan efektivitas biaya (benefit realisation plan) proyek tersebut?

4. Integrasi ke dalam Lingkungan TI

TAHAP : Concept

Topik	Referensi,Catatan, Rekam Informasi
Bisakah proyek tersebut dapat dengan mudah terintegrasi ke dalam strategi organisasi dan struktur TI yang telah ada (legacy system)?
Apakah proyek tersebut tumpang tindih dengan proyek dan aplikasi lain?
Apakah proyek tersebut sinergi dengan proyek lain?
Apakah proyek tersebut sesuai dengan standar yang diakui organisasi/enterprise? Sebutkan standar yang diacu.
Apa interface yang akan tersedia, otomatis atau manual?

5. Analisa Kebutuhan

TAHAP : Concept

Topik	Referensi,Catatan, Rekam Informasi
Apa kebutuhan internal yang telah tersedia (persetujuan, prosedur, kualitas normal, kepatuhan)?
Apa kebutuhan eksternal yang telah tersedia (hukum, regulasi, petunjuk, kontrak) yang spesifik terhadap area yang berbeda (proteksi data, publikasi, prosedur pengadaan, bank,etc...)?
Apa efek dari sistem ini pada saat proses sedang berlangsung, maupun terhadap infrastruktur?
Apa efek dari kebutuhan ini berkaitan dengan proses dan infrastruktur (arsitektur, kemanan)?

6. Sistem kendali internal /internal control system (ICS)

TAHAP : Concept, Realisation, Operations

Topik	Referensi,Catatan, Rekam Informasi
Apakah ada rancangan Kendali Proses (Process Control), Kendali Aplikasi (Application Control) dan Kendali Sasaran (Control Objective) serta Control Practice yang diperlukan ?
Bagaimana seharusnya fungsi yang dimiliki dapat terpisah, dan bagaimana dampak dari pembatasan akses?
Apa ukuran yang mencukupi (KPI, KGI)dalam mengelola kendali terhadap langkah-langkah perseorangan dalam proses termasuk dalam hal ini kustomisasi?

7. Arsitektur Sistem

TAHAP : Concept, Realisation, Operations

Topik	Referensi,Catatan, Rekam Informasi
Bagaimana struktur dari sistem TI tersebut? Sertakan gambar, diagram jika diperlukan.
Dalam bentuk apakah arsitektur informasi tersebut (data model)?
Fungsi apa yang ditawarkan oleh sistem tersebut?
Bagaimana sistem tersebut selaras dengan arsitektur sistem yang telah ada?
Apakah sistem legacy dihubungkan dengan sistem yang baru serta ada pertukaran informasi/data?
Bagaimana kondisi interface-nya?

8. Pengetesan (rencana tes dan dokumentasi)

TAHAP : REALISATION

Topik	Referensi,Catatan, Rekam Informasi
Apa tujuan dari pengetesan ini?
Hal apa sajakah yang telah direncanakan berkaitan dengan tes (metoda, alat, kriteria, studi kasus)?
Sumber daya apa yang bisa digunakan dan berapa lama waktu yang tersedia?
Apakah hasil koreksi pada saat akhirr perlu dilakukan pengetesan juga?
Bagaimana tepatnya tes akan berjalan dan bagaimana dokumentasi hasil dari tes tersebut ?

9. Uji terima Pengguna

TAHAP : Akhir Realisation Awal Operation

Topik	Referensi,Catatan, Rekam Informasi
Apa saja tepatnya hal-hal yang termasuk daftar cek uji terima oleh pengguna (User Acceptance Test) ?
Siapa yang memiliki data tersebut dan siapa yang bertanggung jawab terhadap aplikasinya?
Siapa yang bertanggungjawab terhadap proses uji terima kepada pengguna?
Berdasarkan atas tes apakah uji terima tersebut?
Apakah ada kemungkinan syarat lain berkaitan dengan uji terima tersebut?

10. Review Implementasi Akhir

TAHAP : Operation

Topik	Referensi,Catatan, Rekam Informasi
Apakah tujuan proyek telah tercapai dan kebutuhan terpenuhi?
Berapa biaya akhir dan bagaimana kemungkinan terjadinya perbedaan dengan perkiraan biaya awal dapat dijelaskan?
Berapa perhitungan akhir dari efektivitas biaya?
Apa resiko yang terjadi setelah implementasi proyek?
Apa kesalahan yang dapat terjadi setelah implementasi?
Apa rekomendasi dan saran berkaitan dengan ukuran yang dapat dibuat?
Apa pelajaran yang dapat diambil dari proyek yang dilakukan?

Catatan lain :

Pokja Evaluasi TIK Dewan TIK Nasional